A peine ouvrez-vous vous votre boîte mail que vous vous sentez découragé par l’ampleur de la tâche. Les e-mails s’accumulent d’heure en heure, vous donnant l’impression que vous n’allez jamais vous en sortir ? Heureusement, ce n’est pas une fatalité. Il existe des astuces et des méthodes efficaces pour que boîte mail rime avec tranquillité et, surtout, productivité.
Ne pas consulter ses mails toute la journée
Rien de pire pour être efficace que de consulter ses mails toutes les cinq minutes. A moins que vous ne travailliez que pour des missions urgentes, vous n’avez pas besoin d’être au courant du contenu de vos mails dans la minute. Cela vous pousse à interrompre votre travail toute la journée, et donc à perdre grandement en productivité. Éliminez donc cette mauvaise habitude de votre planning et respirez enfin !
Pour cela, je vous conseille de couper les notifications. Vous savez, cette petite fenêtre qui apparaît en bas à droite de votre écran lorsque vous recevez un mail. Elle attire inexorablement votre regard… Cela vous distrait forcément et vous coupe dans la tâche que vous êtes en train d’effectuer. Même si vous avez l’impression d’être très performant dans le multitâches, de nombreuses études ont prouvé que ce n’était pas le cas. Vous perdez 20 à 50% de votre concentration (!) en faisant du multitasking et vous mettez un certain temps à vous concentrer de nouveau sur votre activité à chaque fois.
Une bonne astuce consiste à définir un laps de temps pendant lequel vous êtes “autorisé” à consulter votre boîte mail. Cela peut être par exemple le matin en allumant votre ordinateur, avant de partir déjeuner, puis en milieu d’après-midi après votre pause. Si vous avez besoin de regarder vos mails beaucoup plus souvent, forcez-vous à n’ouvrir votre boîte mail qu’après avoir terminé la tâche sur laquelle vous travaillez. Cela vous évitera de vous éparpiller.
Supprimer les indésirables
Prenez votre courage à deux mains et supprimez une bonne fois pour toutes les mails qui n’ont rien à faire là. Cela passe par plusieurs étapes.
Tout d’abord, il est impératif de se créer une boîte mail professionnelle. Comment voulez-vous vous concentrer si vous recevez, entre chaque mail de vos clients, un mail de votre meilleur ami, de votre femme ou de votre père ? Vous devez séparer ces deux domaines de votre vie pour ne pas risquer d’être déconcentré et de se perdre dans le flot des mails.
Déclarez la guerre aux mails publicitaires et newsletters inutiles. Que ce soit sur Outlook ou sur Gmail, vous pouvez signaler ces expéditeurs comme spams pour que leurs mails aillent directement dans votre dossier Courrier indésirable. Rappelons que les entreprises sont normalement obligées de vous donner la possibilité de supprimer votre adresse mail de leur liste de diffusion.
Vous êtes dans la boucle d’interminables conversations professionnelles qui ne vous concernent pas/plus ? N’hésitez pas à demander gentiment aux principaux intéressés de retirer votre adresse mail du champ “CC”.
Créer des libellés et des règles de tri
Pour organiser correctement votre boîte mail, il peut être très judicieux de mettre en place des règles de tri et des libellés. Gmail permet de le faire assez simplement en créant des filtres. Les mails seront ainsi automatiquement dirigés vers la boîte correspondante en fonction du nom de l’expéditeur, de l’objet du mail, de certains mots-clés… Gain de temps assuré ! Bien sûr, il vous faudra créer les libellés correspondants. Attention néanmoins à ne pas créer vingt dossiers différents, au risque de vous embrouiller. Trop de possibilités de rangements nuit au rangement…
Décidez d’une action pour chaque mail
Lorsqu’on veut gérer ses mails avec rigueur, le plus important est de ne surtout pas laisser les messages s’accumuler. Pour chaque mail reçu, vous devez décider ce que vous allez en faire. Il y a plusieurs options :
- Vous traitez le mail immédiatement, en y répondant et/ou en faisant l’action demandée.
- Le mail sera traité plus tard, mais vous le redirigez vers un dossier spécial ou pourquoi pas vers un dossier “A faire”.
- Vous archivez le mail dans le dossier correspondant.
- Ou bien vous supprimez le mail immédiatement.
Ainsi, plus de mails lus et non lus qui s’empilent les uns sur les autres au fur et à mesure de leur arrivée… De temps en temps, faites un grand ménage de votre boîte mail et des différents dossiers. Vous retrouverez une bonne lisibilité.
Utiliser d’autres plateformes de contact
Il n’y a pas que les mails dans la vie ! N’hésitez pas à passer un rapide coup de téléphone si vous avez besoin d’une information plutôt que de vous lancer dans une longue discussion par mail. De même, vous pouvez tester des outils de messagerie qui ont fait leur preuve, comme Slack par exemple. Cela permettra de désengorger votre boîte mail de manière considérable.
N’hésitez pas à vous informer également sur des logiciels d’organisation de travail très pratiques pour les freelance. Ils vous permettent d’optimiser votre temps, de gagner en productivité et de ne pas vous perdre sous toutes vos missions!