{"id":385,"date":"2020-11-05T12:00:10","date_gmt":"2020-11-05T11:00:10","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.kohidas.com\/?p=385"},"modified":"2020-11-05T12:08:27","modified_gmt":"2020-11-05T11:08:27","slug":"comment-gerer-et-organiser-ses-e-mails","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cojober.com\/blog\/freelance\/news\/comment-gerer-et-organiser-ses-e-mails\/","title":{"rendered":"Comment g\u00e9rer et organiser ses e-mails ?"},"content":{"rendered":"

A peine ouvrez-vous vous votre bo\u00eete mail que vous vous sentez d\u00e9courag\u00e9 par l\u2019ampleur de la t\u00e2che. Les e-mails s\u2019accumulent d\u2019heure en heure, vous donnant l\u2019impression que vous n\u2019allez jamais vous en sortir ? Heureusement, ce n\u2019est pas une fatalit\u00e9. Il existe des astuces et des m\u00e9thodes efficaces pour que bo\u00eete mail rime avec tranquillit\u00e9 et, surtout, productivit\u00e9.<\/span><\/p>\n

Ne pas consulter ses mails toute la journ\u00e9e<\/span><\/h2>\n

Rien de pire pour \u00eatre efficace que de consulter ses mails toutes les cinq minutes. A moins que vous ne travailliez que pour des missions urgentes, vous n\u2019avez pas besoin d\u2019\u00eatre au courant du contenu de vos mails dans la minute. Cela vous pousse \u00e0 interrompre votre travail toute la journ\u00e9e, et donc \u00e0 perdre grandement en productivit\u00e9. \u00c9liminez donc cette mauvaise habitude de votre planning et respirez enfin !<\/span><\/p>\n

\u00a0Pour cela, je vous conseille de couper les notifications. Vous savez, cette petite fen\u00eatre qui appara\u00eet en bas \u00e0 droite de votre \u00e9cran lorsque vous recevez un mail. Elle attire inexorablement votre regard\u2026 Cela vous distrait forc\u00e9ment et vous coupe dans la t\u00e2che que vous \u00eates en train d\u2019effectuer. M\u00eame si vous avez l\u2019impression d\u2019\u00eatre tr\u00e8s performant dans le multit\u00e2ches, de nombreuses \u00e9tudes ont prouv\u00e9 que ce n\u2019\u00e9tait pas le cas. Vous perdez 20 \u00e0 50% de votre concentration (!) en faisant du multitasking et vous mettez un certain temps \u00e0 vous concentrer de nouveau sur votre activit\u00e9 \u00e0 chaque fois.<\/span><\/p>\n

Une bonne astuce consiste \u00e0 d\u00e9finir un laps de temps pendant lequel vous \u00eates \u201cautoris\u00e9\u201d \u00e0 consulter votre bo\u00eete mail. Cela peut \u00eatre par exemple le matin en allumant votre ordinateur, avant de partir d\u00e9jeuner, puis en milieu d\u2019apr\u00e8s-midi apr\u00e8s votre pause. Si vous avez besoin de regarder vos mails beaucoup plus souvent, forcez-vous \u00e0 n\u2019ouvrir votre bo\u00eete mail qu\u2019apr\u00e8s avoir termin\u00e9 la t\u00e2che sur laquelle vous travaillez. Cela vous \u00e9vitera de vous \u00e9parpiller.\u00a0<\/span><\/p>\n

Supprimer les ind\u00e9sirables<\/span><\/h2>\n

Prenez votre courage \u00e0 deux mains et supprimez une bonne fois pour toutes les mails qui n\u2019ont rien \u00e0 faire l\u00e0. Cela passe par plusieurs \u00e9tapes.<\/span><\/p>\n

Tout d\u2019abord, il est imp\u00e9ratif de se cr\u00e9er une bo\u00eete mail professionnelle. Comment voulez-vous vous concentrer si vous recevez, entre chaque mail de vos clients, un mail de votre meilleur ami, de votre femme ou de votre p\u00e8re ? Vous devez s\u00e9parer ces deux domaines de votre vie pour ne pas risquer d\u2019\u00eatre d\u00e9concentr\u00e9 et de se perdre dans le flot des mails.<\/span><\/p>\n

D\u00e9clarez la guerre aux mails publicitaires et newsletters inutiles. Que ce soit sur Outlook ou sur Gmail, vous pouvez signaler ces exp\u00e9diteurs comme spams pour que leurs mails aillent directement dans votre dossier Courrier ind\u00e9sirable. Rappelons que les entreprises sont normalement oblig\u00e9es de vous donner la possibilit\u00e9 de supprimer votre adresse mail de leur liste de diffusion.<\/span><\/p>\n

Vous \u00eates dans la boucle d\u2019interminables conversations professionnelles qui ne vous concernent pas\/plus ? N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 demander gentiment aux principaux int\u00e9ress\u00e9s de retirer votre adresse mail du champ \u201cCC\u201d.<\/span><\/p>\n

Cr\u00e9er des libell\u00e9s et des r\u00e8gles de tri<\/span><\/h2>\n

Pour organiser correctement votre bo\u00eete mail, il peut \u00eatre tr\u00e8s judicieux de mettre en place des r\u00e8gles de tri et des libell\u00e9s. Gmail permet de le faire assez simplement en cr\u00e9ant des filtres. Les mails seront ainsi automatiquement dirig\u00e9s vers la bo\u00eete correspondante en fonction du nom de l\u2019exp\u00e9diteur, de l\u2019objet du mail, de certains mots-cl\u00e9s\u2026 Gain de temps assur\u00e9 ! Bien s\u00fbr, il vous faudra cr\u00e9er les libell\u00e9s correspondants. Attention n\u00e9anmoins \u00e0 ne pas cr\u00e9er vingt dossiers diff\u00e9rents, au risque de vous embrouiller. Trop de possibilit\u00e9s de rangements nuit au rangement…<\/span><\/p>\n

D\u00e9cidez d\u2019une action pour chaque mail<\/span><\/h2>\n

Lorsqu\u2019on veut g\u00e9rer ses mails avec rigueur, le plus important est de ne surtout pas laisser les messages s\u2019accumuler. Pour chaque mail re\u00e7u, vous devez d\u00e9cider ce que vous allez en faire. Il y a plusieurs options :\u00a0<\/span><\/p>\n